Créer une réunion virtuelle engageante sans utiliser Zoom ou Teams

Avec la crise sanitaire actuelle qui se prolonge dans le temps, de nombreuses entreprises ont été obligées de repenser le travail à distance et leur façon d’interagir avec leurs salariés . Créer des réunions virtuelles efficaces et engageantes pour susciter l’intérêt de tous les participants est devenu un enjeu majeur . C’est pourquoi Stealink.com crée des salons de réunion 3D pour la gamification de  votre réunion virtuelle

Préparation de votre réunion virtuelle

La pandémie a durablement changer la façon d’interagir avec ses collaborateurs , il faut donc réinventer la manière de télé travailler  .

Évitez donc de faire des séances trop longues, non-organisées et avec trop de participants.

Envoie de votre publicité

Commencer par envoyer un email pour préparer vos réunions et inviter vos collaborateurs . Préciser les sujets et thèmes abordées ainsi que le nombre et le nom des participants pour une meilleure identification .

Avec les salles de réunions 3D de stealink§.com, vos invités auront tout le loisir de choisir leur avatar et pourquoi pas créer le leur de façon personnalisé .

Il peut aussi être utile de partager des ressources en amont. Cela peut être un article, une vidéo ou une question pour amorcer la réflexion. L’objectif est de stimuler l’esprit et préparer les participants à la séance.

Avec ce changement de format ( présentiel vers le virtuel ) vous devez également redéfinir la façon d’organiser votre réunion . La gamification est une source d’engagement et évite la lassitude face aux nombreux logiciels de Visio conférence classique avec web cam .

Scénarisez votre déroulé, prévoyez des transitions et donnez du rythme avec des energizers. Créez des séquences de 30 minutes et prévoyez des pauses toutes les 90 minutes environ. Alternez des parties en plénière et en sous-groupe ; des exercices individuels et collectifs ; des sessions cérébrales et d’autres plus créatives.

Faites appel à plusieurs facilitateurs s’il y a plusieurs sous-groupes de travail à gérer en parallèle.

Soyez présent à 100% pendant la réunion

Prévoyez un espace de travail calme, lumineux et sans risque d’interruption. Aménagez-vous un fond neutre afin d’avoir un arrière-plan qui soit professionnel. Idéalement vous utilisez deux écrans, l’un pour la visioconférence et l’autre pour le travail collaboratif.

Lors de l’accueil des participants, prenez le temps de faire un embarquement de qualité pour humaniser la réunion le plus possible. Saluez chaque personne présente par son prénom et invitez-la à communiquer sa météo du jour: comment elle se sent, quelles sont ses contraintes horaires, etc. Rappelez les règles au début de la séance et faites-les valider par tous.

Vous pouvez ensuite utiliser un icebreaker pour créer de l’interaction et dynamiser le groupe instantanément, surtout avec des participants qui ne se connaissent pas ou peu.

Tout au long de l’atelier, vérifiez régulièrement le niveau d’engagement et d’énergie des participants. Ont-ils besoin d’une pause ? Est-ce que le contenu est clair ? Est-ce qu’ils ont des questions ? En l’absence de bodylanguage, tout passe par le visage et la voix. Soyez donc présent à 100%. Votre rôle est d’animer, d’encourager, de relancer et motiver vos participants à atteindre le but commun.

Après la réunion, n’oubliez pas de remercier tous les participants. Faites-leur parvenir un compte-rendu avec les prochaines étapes et éventuellement les tâches à effectuer.

Sélection d’outils collaboratifs indispensables
De nombreux outils sont disponibles et l’on peut vite s’y perdre. Il s’agit d’en faire bon usage et de ne pas les multiplier inutilement. Testez-les absolument avant votre séance et prévoyez éventuellement du temps supplémentaire pour former les usagers moins à l’aise avec le digital.

Incitez également vos participants à se connecter depuis un ordinateur plutôt qu’une tablette/smartphone qui est peu propice aux multiples fenêtres, indispensables lors d’un atelier collaboratif en ligne.

Outils de visioconférence: Zoom, Google Meet, Whereby, Jitsi, kMeet
Zoom est le leader mondial de la visioconférence. Cette solution permet d’animer des réunions collaboratives et de convier les participants avec un simple lien à une réunion.

Fonctionnalité intéressante pour le travail collaboratif : la possibilité pour l’animateur une fois en réunion de créer des sous-groupes dans plusieurs salles afin de faire des projets de groupe. Le facilitateur peut alors passer dans les différents groupes.

Il y a aussi la possibilité de faire des sondages simples, d’enregistrer les échanges et d’organiser des webinaires. La version gratuite est limitée à 40 minutes pour des réunions de plus de deux personnes.

Outils de co-écriture: Google Docs, Frampad, One Note
Google Docs est l’outil de co-écriture le plus utilisé et vous le connaissez sans doute. Il est très intuitif et son format est semblable à Word, ce qui permet de ne pas trop se perdre.

Framapad est un éditeur de texte en ligne qui donne une couleur d’écriture à chaque participant sur un document. C’est donc un moyen de s’entraider et de savoir qui a écrit quelle partie. C’est aussi très utile si on veut déterminer l’implication de chaque collaborateur dans un projet. Et pouvoir ajouter ses remarques sur les parties écrites par ses collègues pour améliorer la qualité de rédaction du document.

Outils de tableau blanc: Mural, Miro, Klaxoon, Kahoot
Mural est un outil qui permet d’échanger ses idées à distance sous forme de post-it (sur fond blanc). Chaque participant peut ajouter et déplacer les post-its et il peut y avoir plusieurs personnes qui modifient le mur en même temps. Très pratique pour des sessions de brainstorming ou pour recueillir les pensées de plusieurs personnes en même temps.

Outil très intuitif et épuré qui permet en un coup d’œil d’illustrer un projet. Miro est une plateforme qui ressemble à Mural dans son fonctionnement, vous pouvez choisir plusieurs modèles de fonds en fonction de vos besoins.

Outils de chat: Slack, Whatsapp Business, Microsoft Teams, Facebook Messenger
En ces temps de confinement, il faut instaurer des conversations informelles qui permettent de resserrer les liens, même à distance. C’est ce que proposent ces plateformes de chat qui peuvent aussi être utilisées en parallèle de la visioconférence. Slack permet de retrouver facilement l’information grâce aux différents canaux thématiques.

Sur Whatsapp Business, vous pouvez vous créer un “Business Profil”, un peu comme une carte de visite en ligne. L’avantage de cette plateforme est sa version grand public qui compte déjà 1,5 milliards d’utilisateurs dans le monde. La faire adopter par vos équipes ne sera donc pas très compliqué.

Outils de sondage et quizz: Kahoot, Klaxoon, Slido, Socrative, Mentimeter
Ces outils permettent de stimuler l’interaction, de gamifier les échanges et donner un peu de dynamisme. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles : quizz, sondage, nuage de mots, votes, etc. Cela permet de voir si les notions qu’on a expliquées sont bien comprises, de prendre la température d’un groupe ou encore de valider des décisions.

Pour finir
Pour collaborer en ligne ou faire des réunions à distance, tout se joue dans la préparation, l’animation et le choix des outils digitaux. En fonction du contexte et de la problématique, certains formats et outils seront plus appropriés que d’autres.

Faites-en sorte que de l’envoi de l’invitation au compte-rendu final, tout soit mis en œuvre pour que ça se passe bien. Pour avoir sous la main les bonnes pratiques et les outils à adopter, vous pouvez télécharger gratuitement la checklist de la collaboration en ligne.